（1）要讲礼貌。不论是打电话者还是接电话者，都要礼貌第一。拿起话筒首先说一声“您好”并报出自己所在单位的名称，紧接着问对方：“请问您找谁？”或“请问您是哪里？”使双方一开始对话就处于一种亲切、愉快的气氛中。
（2）要简洁明了。电话交谈要求双方讲话要简洁、扼要，不拖泥带水。可在事前将要说的事情简单地列出来，并要注意说话的语言结构也要简洁，这才是实际和有效的办法。
（3）打电话时，语调要热情、愉快、自然，口齿要清楚，音量要适中。不要对着话筒大喊大叫，震得对方耳膜嗡嗡响，使人心烦。也不要边吃东西边说话，这样对方会听不清楚。要以愉快的心情说话。
（4）接听电话最好在三声之内，否则会给人留下不好的印象。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
（5）在电话交谈中，如果接到对方的各种邀请时，都应表示谢意。对于不能接受的邀请，最好不要马上在电话里回绝，可以在打完电话之后，找一个适当的机会再通知回绝对方。
（6）选择适当的通话时间。主要包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间。除紧急要事外，一般不宜在早上7点以前、吃饭时间或晚上10点半以后打电话。电话交谈所持续的时间，以3-5分钟为宜。
